Privacybeleid
Je boekhouding is ongeveer het persoonlijkste wat je aan een stuk software geeft. Hieronder staat welke gegevens EasyFinance verwerkt, waarom, wie we daarbij inschakelen en wat je van ons kunt eisen. Geen juridische mist waar een gewone zin volstaat.
1. Wie verwerkt je gegevens
Easy Finance B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via EasyFinance worden verwerkt.
- Easy Finance B.V., Librijesteeg 121, 3011 HN Rotterdam
- KvK: 98400924
- Privacyvragen: privacy@easyfinance.nl
Let op het verschil in rollen. Voor jouw accountgegevens zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Voor de gegevens van jouw klanten en leveranciers die je in EasyFinance zet, ben jíj dat: wij verwerken die uitsluitend in jouw opdracht.
2. Welke gegevens we verwerken
| Soort gegevens | Wat dat is | Waarvoor |
|---|---|---|
| Accountgegevens | Naam, e-mailadres, telefoonnummer, taal, wachtwoord in versleutelde vorm | Om je account te maken en je te laten inloggen |
| Bedrijfsgegevens | Bedrijfsnaam, KvK-nummer, btw-nummer, adres, logo | Om je facturen en je btw-aangifte kloppend te maken |
| Financiële administratie | Facturen, uitgaven, bonnen, klanten, producten, uren, journaalposten, btw-posities | Dit is de dienst zelf: het voeren van je boekhouding |
| Bankgegevens | Rekeningnummer, saldo en transacties van de rekeningen die je koppelt | Om transacties in te lezen en te categoriseren |
| Bonnen en documenten | De foto of het bestand dat je uploadt, en wat daaruit gelezen is | Om een uitgave automatisch te boeken |
| Gebruiksgegevens | Welke schermen je opent, foutmeldingen, apparaat- en browsertype | Om storingen op te sporen en de app te verbeteren |
| Communicatie | Je berichten aan onze support en aan de assistent | Om je vraag te kunnen beantwoorden |
| Abonnement en betaling | Je plan. Bij automatische incasso: IBAN, rekeninghouder en machtiging. Bij een abonnement via de App Store: het transactienummer van Apple, het product, de data en de prijs. Apple handelt die betaling zelf af; wij zien nooit je kaart- of Apple Account-gegevens | Om je het plan te geven waarvoor je betaalt, en het te stoppen als het afloopt |
Een deel van de gegevens hierboven gaat naar een AI-dienst: je bonnen, je vraag aan de assistent, de omschrijving van je banktransacties en de bestanden die je zelf laat analyseren. Wat er precies heen gaat en naar wie, staat in AI in EasyFinance.
We vragen niet om gegevens die we voor geen van deze doelen nodig hebben, en we kopen geen gegevens over jou aan bij derden.
3. Op welke grondslag
Wij verwerken je gegevens op basis van artikel 6 AVG, en wel:
- Uitvoering van de overeenkomst. Je account, je administratie, je bonnen, je bankkoppeling en je facturen. Zonder deze verwerking is er geen dienst.
- Wettelijke verplichting. Onze eigen administratie en de fiscale bewaartermijnen die daarbij horen.
- Gerechtvaardigd belang. Beveiliging, fraudepreventie, foutopsporing en het verbeteren van de dienst. We wegen dat belang af tegen jouw privacy en beperken de gegevens tot wat nodig is.
- Toestemming. Voor het koppelen van een bankrekening, voor de AI-functies uit artikel 5 en voor eventuele commerciële e-mail. Je kunt toestemming altijd intrekken; dat werkt vanaf het moment van intrekken.
4. Je bankrekening
De bankkoppeling loopt via GoCardless (Bank Account Data), een partij met een PSD2-vergunning voor het uitlezen van rekeninginformatie. Je geeft de toestemming bij je eigen bank, niet bij ons: wij zien nooit je inloggegevens van de bank.
De koppeling is uitsluitend lezend. EasyFinance kan je saldo en je transacties ophalen en kan geen betalingen doen, geen geld overmaken en niets in je bankomgeving wijzigen. Een koppeling verloopt na de termijn die je bank hanteert en je kunt hem op elk moment in de app intrekken.
5. AI in EasyFinance
Vier onderdelen van EasyFinance gebruiken een AI-dienst van een andere partij. Daarbij verlaten je gegevens onze eigen omgeving. Hieronder staat om welke onderdelen het gaat, wat er naartoe gaat en naar wie.
| Onderdeel | Wat er naartoe gaat | Naar wie |
|---|---|---|
| Een bon of factuur scannen | De foto of het bestand dat je uploadt, in zijn geheel. Daaruit worden de leverancier, de datum, de bedragen, de btw en de regels van het document gelezen | OpenAI, via hun API, met de modellen gpt-4o en gpt-4o-mini, op servers in de Verenigde Staten |
| De assistent | Je vraag, en de gegevens uit je administratie die nodig zijn om hem te beantwoorden | AWS Bedrock, met het model Claude Sonnet 4.5 van Anthropic, in de regio Frankfurt en dus binnen de EU |
| Banktransacties categoriseren | De omschrijving en het bedrag van één transactie. Niet je rekeningnummer en niet je saldo | OpenAI, via hun API, met het model gpt-4o-mini, op servers in de Verenigde Staten |
| Bestanden analyseren die je zelf uploadt | De bestanden die je in de app kiest om te laten analyseren, zodat een oude administratie kan worden ingelezen | AWS Bedrock, met een model van Anthropic (Claude), in de regio Frankfurt en dus binnen de EU |
Verder gaat er niets naar een AI-dienst. Het koppelen van je bank, het versturen van e-mail en het opslaan van je bestanden gebeuren zonder. En we sturen nooit je wachtwoord, je inloggegevens van de bank of je betaalgegevens mee.
Bij het scannen zetten we de bewaaroptie van OpenAI uit, zodat de aanvraag niet in onze OpenAI-omgeving blijft staan. Geen van beide partijen gebruikt wat wij naar hun API sturen om hun modellen te trainen; dat staat in hun eigen voorwaarden voor API-gebruik.
Voor alle vier vragen we eerst je toestemming, de eerste keer dat je een ervan gebruikt. Die toestemming kun je later in de instellingen van de app weer intrekken. Zonder toestemming blijven het scannen, de assistent en het analyseren uit, en categoriseren we je transacties met vaste regels in plaats van met AI, waarbij er niets naar een andere partij gaat. De rest werkt gewoon: uitgaven en facturen met de hand invoeren kan altijd.
6. Hoe lang we bewaren
- Je administratie: zolang je account bestaat, en daarna zolang de fiscale bewaarplicht loopt. Voor de meeste boekhoudkundige gegevens is dat zeven jaar, gerekend vanaf het einde van het boekjaar.
- Je accountgegevens: tot je je account opzegt, plus de periode die nodig is om de opzegging af te wikkelen.
- Bonnen en geüploade documenten: hetzelfde regime als je administratie, omdat ze daar onderdeel van zijn.
- Foutmeldingen en gebruiksgegevens: maximaal negentig dagen.
- Supportgesprekken: maximaal twee jaar na het laatste bericht.
Na afloop van een termijn wissen we de gegevens of maken we ze onomkeerbaar anoniem.
7. Je rechten
Onder de AVG heb je het recht om:
- je gegevens in te zien;
- onjuiste gegevens te laten corrigeren;
- je gegevens te laten wissen, voor zover geen bewaarplicht in de weg staat;
- de verwerking te laten beperken;
- bezwaar te maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang;
- je gegevens in een gangbaar bestandsformaat mee te nemen;
- gegeven toestemming weer in te trekken.
Een verzoek stuur je naar privacy@easyfinance.nl. We reageren binnen een maand. Je kunt je administratie ook zelf op elk moment exporteren vanuit de app.
Je kunt je account ook zelf verwijderen, in de app bij Instellingen, Account verwijderen. Daarmee wissen we direct je account, je administratie, je geüploade bestanden en je bankkoppeling. Dat kan niet ongedaan worden gemaakt, dus exporteer eerst wat je moet bewaren.
Ben je het oneens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. We stellen het op prijs als je eerst bij ons aanklopt.
8. Cookies
Deze website plaatst geen tracking- of advertentiecookies en gebruikt geen analytics van derden. Daarom vraagt hij je ook niets weg te klikken.
In de app zelf gebruiken we uitsluitend opslag die noodzakelijk is om je ingelogd te houden en je voorkeuren, zoals je taal, te onthouden.
9. Wijzigingen
Verandert er iets wezenlijks aan wat we met je gegevens doen, dan passen we dit beleid aan en laten we het je weten via de app of per e-mail, voordat de wijziging ingaat. Boven aan deze pagina staat wanneer de tekst voor het laatst is gewijzigd.